インターネットFAXのメリットデメリット！導入前に知っておくべき注意点

インターネット環境さえあればFAX通信が可能な、インターネットFAX。

FAX専用機も不要で、興味のある人が増えています。

この記事では、インターネットFAXのメリットとデメリットを記載します。

インターネットFAXの導入前に「利用の目的」を明確にしておくべき

インターネットFAXは、従来の電話回線を利用するFAX通信とは別物です。

インターネットFAXは、電話回線使用料のかかるFAX機器を利用することなくパソコン・スマホ・タブレット端末からFAX通信がしたい人に向いています。

また、送信の際に紙原稿データを作成し、機器に読み込ませることなくPDFによるネット通信のままFAXしたい人には、インターネットFAXは非常に良い手段です。

インターネットFAXは導入する理由と目的をはっきりさせれば、ビジネスやプライベートで役立ちます。

インターネットFAXの4つのメリット

インターネットFAXは、固定された電話回線ではなくIP電話同様ネット回線を利用するため、ネット環境さえあればいつでもどこでも通信可能です。

従来のFAX導入では、FAX機器と紙・インクなどの初期投資やメンテナンスコストが必要ですが、インターネットFAXは既存のネット環境とパソコン・スマホ・タブレット端末などですぐ利用でき、コストも安く抑えられます。

インターネットFAXには、特別な開通工事は不要です。

通信データはPDF・TIF・JPGなどデジタルデータ変換により、メールの添付ファイル形式で受信されるため、ファイルの管理が効率的です。

１．いつどこでもFAXを送受信できる

インターネットFAXの最大のメリットは、場所を問わずいつどこでもFAXの送受信を行えるということです。

従来のFAX機の場合は、FAX機のあるオフィスなどでFAXの送受信を行う以外の選択肢はありませんでした。

一方、インターネットFAXでは、ネット環境とメールを受信できる端末（スマホやタブレット）などがあればリアルタイムでFAXを受信してチェックしたり、送信したりすることが可能です。

例えば、営業などで外出が多い方などでも、リアルタイムでFAX対応することができるため電車などの空いている時間も効率的に活用できます。

２．導入にかかる費用が安く、すぐに使える

ビジネス利用では、FAX専用機やFAX複合機などを新たに購入する必要があります。

一般電話の場合は新たにFAX機器を購入するか、FAX電話機を導入する必要があります。

コンビニFAXの場合は自前でFAX機器を導入しないで済みますが、FAX送受信のためだけにわざわざコンビニへ出向く手間が発生します。

一方のインターネットFAXは、従来のFAX機に比べて既存のパソコンやタブレット端末、あるいはスマホへのインターネットFAX機能の導入だけで費用が安く、FAX専用回線も必要ないためすぐに使うことが可能です。

実際の初期費用と月額費用などを比較した表が以下の通りです。

FAX月額費用は、月にFAXを150枚程度送信（区域内8.5円/3分、区域外・県外20〜80円/22.5秒〜90秒）する場合を考慮して算出しています。

料金はインターネットFAXサービスによって異なります。FAX機の種類や使い方によっても料金は異なるため上記金額はあくまでも目安です。

上記の表からランニングコストや導入コスト比較では、多くの場合インターネットFAXの方が従来のFAX機よりも安くなる傾向があります。

３．開通工事の必要がない

従来のFAXは専用機導入の上、専用回線契約で利用するか一般電話との併用です。専用回線の開通工事は電話会社の交換機工事・屋内配線工事・基本工事と3つの費用がかかり、さらに電話設備業者による新規設置工事・移設増設工事・配線整備工事・撤去工事などが別途必要です。

一方のインターネットFAXの場合は、開通工事は一切不要、契約手続きのみで即利用可能です。

４．デジタルデータで受信するのでファイル管理を効率化できる

従来のFAXでは、紙ベース特有の仕訳けの煩雑さやファイリング、転送などの管理の手間がかかります。

FAXを利用したDMなど要不要に関わらず自動的にプリントアウトされるため、受信管理が常に必要です。

一方のインターネットFAXでは、デジタルデータで受信されるため、パソコン上やクラウド上で保存可能なほか、スマホやタブレットから転送するのも即対応できます。

不要な受信データはワンクリックで即削除、データのファイル管理が効率化できます。

インターネットFAXの2つのデメリット

１．紙や手書きでFAXを送る場合は手間がかかる

手書きの図面、設計図、イラスト、注文書、押印書類など手書き指定などの場合は、いったんスキャナやカメラで読み取る必要があります。

読み取った手書きデータを保存、送信可能な画像ファイル変換もあり手間がかかるため、手書き多様の人は要注意です。

２．希望の市外局番が取得できないことがある

インターネットFAXは業者との契約で、送信の際に固定電話番号が表示できます。ただし、場所によっては「050」のように市外局番が選べない番号指定になることもあります。

受信先によっては、見知らぬ市外局番なために受信即廃棄の事態もあります。

まとめ

インターネットFAXは従来のFAXやコンビニFAXと違い、インターネット回線やスマホ通信を利用し専門業者と契約するだけで開設工事費用もなく、初期費用が安く抑えられます。

紙ベースの送受信から解放され、データ管理もしやすくなります。

送受信は時と場所を選ばず可能です。

紙による手書き文書送信の場合は手間がかかり、FAX番号取得にも一部制限があります。

また、当サイトでは以下の記事でおすすめのインターネットFAXを多数紹介しているので気になる方はぜひチェックしてみてください。