インターネットFAX

インターネットFAXとは?仕組みや特徴をわかりやすく解説

インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネット回線を通じてパソコンやスマホなどからFAXの送受信ができるサービスです。

インターネットに接続できる環境であれば、場所を意識せず手軽で迅速にメール感覚でFAXの送受信ができます。送信時はWord・Excel・PDFなどの文書ファイルをそのまま送れて、受信したFAXはPDFファイル形式で受け取れます。

従来のFAX機は不要となるため、通話料金や用紙代などの維持費にかかるコストの削減ができます。また、FAX機の画面操作や用紙切れ・インクトナー切れによる送受信エラーの対応も不要になります。送受信されたFAXはデジタルデータに変換されるので、情報の共有が容易にできます。

インターネットFAXを利用すれば、簡単にFAXの送受信と管理ができて経費を減らせます。

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インターネットFAX での送受信の仕組み

従来のFAX機は、FAX用に変換された音声信号を使って送受信しています。

この時、使用されるのは、通話に使う固定電話回線です。

インターネットFAXは、サービスを提供する会社のインターネット回線を使用して送受信することで、PDFなどといったデジタルデータへと変換されます。

デジタルデータ変換によりメールとの連携が可能となり、FAXをメールで送受信できる仕組みです。

インターネットFAXの受信の仕組み

  1. 相手から送られたFAXは、インターネットFAXサービスのサーバーへ送られます。
  2. サーバーは送られてきたFAXをそのまま、デジタルデータへ変換しPDFファイルを生成します。
  3. このPDFファイルは、登録されているメールアドレスへ添付された状態で送られます。
  4. メールを受信したパソコンやスマートフォンでは、添付されたPDFファイルを開くだけでFAXが読めます。

インターネットFAXの送信の仕組み

  1. パソコンやスマートフォンのメールに、ファイルを添付してサーバーへ送信します。
  2. メールを受け取ったサーバーは、デジタルデータをFAX形式へ変換して相手先にFAX送信します。
  3. 送信先のFAX機は、通常のFAXとして受信します。

インターネットFAXの特徴

1.電話の固定回線とFAX機に依存しない「アクセスの良さ」

インターネットFAXは、インターネットに接続できる環境であれば場所を意識することなくパソコンやスマートフォンを使って手軽にFAXを送受信できます。

そのため、電話回線やFAX機は必要ありません。

受信したFAXの内容はPDFファイルとして、登録したメールアドレスへ送られますので、このファイルを読むだけで送信先や内容が理解できます。

もし、先方から急ぎの返答をもとめられている場合でも内容は確認できるため素早く対応できます。

さらに、電波状況が悪い環境でも一度だけメールが受信できる場所に移動してファイルを読み込んでおけば後で内容を確認できます。

FAXを送信する際も、同様にインターネットに接続できる環境であれば対応できます。

送信するために、内容を印刷する必要はなく Word、Excel、PDFを添付するだけで送信できます。

表紙が必要な場合にはメールの本文が表紙として使用されます。

2.無駄な紙やインクを使わない「コスト削減」

インターネットFAXは、FAX機を使用しないため次のコストが削減できます。

  • FAX用の固定電話回線の費用と通話料金
  • 機器の電気代
  • リース代やメンテナンス料( 機器が会社所有の場合、買い替え時の費用 )
  • 用紙代やインク代にかかるコスト

そして、FAX機が設置されている空間も不要となるため有効活用できます。

3.デジタルデータ管理による「IT効率化」

インターネットFAXでは、送受信した内容がインターネットFAXサービス会社が管理しているサーバーに保存されます。

受信トレイには受信後データ変換してメールしたPDFファイル、送信トレイには送信するためにデータ変換した画像データが履歴として保存されます。

どちらもデータとしてダウンロードできますので社内の共有サーバー上におくことで、情報の共有が可能です。

必要なファイルだけ印刷すればよいため、ペーパーレス化も進められます。

インターネットFAXの基本的な使い方

パソコンでWebメールを使われている方であれば、抵抗なくインターネットFAXの管理操作ができます。

送受信時の使い方は、インターネットFAXサービスのサイトを使用する方法とパソコンやスマートフォンを使用する方法にわけて説明します。

なお、スマートフォン用のアプリを提供しているサービス会社はまだ少ないため、ここでは基本的な使い方のみを紹介します。

インターネットFAXでの受信方法

インターネットFAXでは受信方法が2つあり、インターネットFAXサービスのサイト内で確認する方法とパソコンやスマートフォンのメールで確認する方法です。

事前にインターネットFAXサービス会社から提供されているFAX番号を送信相手に伝える必要があります。

✔ インターネットFAXサービスのサイト内で確認する方法
サイトへログインすることで、管理用の画面に移ります。
管理用画面の受信トレイ内に送信されてきたFAXがPDFファイルとして保存されています。
このファイルを開くだけでFAXの内容が確認できます。

✔ パソコンやスマートフォンのメールで確認する方法
インターネットFAXサービス会社に登録したメールアドレスへメールが送信されます。
メールに添付されているPDFファイルを開くだけでFAXの内容が確認できます。

インターネットFAXでの送信方法

インターネットFAXでは送信方法が2つあり、インターネットFAXサービスのサイト内から送信する方法とパソコンやスマートフォンからメールして送信する方法です。事前にインターネットFAXサービス会社から提供されているFAX番号を受信相手に伝える必要があります。

【インターネットFAXサービスのサイト内から送信する方法】

サイトへログインすることで、管理用の画面に移ります。管理用画面から送信操作を行います。送信先のFAX番号、宛先名、表紙の挨拶文を入力して、添付ファイルをアップロードしてFAXを送信します。

【パソコンやスマートフォンからメールして送信する方法】

メールを使って送信を行います。メールの宛先( Toの部分 )はインターネットFAXサービス会社から指定されている書式を入力します。メールの本文に挨拶文を記入し、添付ファイルを挿入してメールを送信します。これによりFAXが送信されます。

まとめ

今回は「インターネットFAXとは?」について解説しました。現在のビジネスでも、取り引きにFAXが利用されることが多いです。

外出先でも手軽にFAXの送受信が可能、素早い返答が可能、デジタルデータとしてFAXの管理、用紙が不要なペーパーレス化、といった従来のFAX機にはない特徴がインターネットFAXにはあります。

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